24 de setembro de 2021
Entenda como nossa empresa se organiza!
Olá a você que está aqui, querendo conhecer um pouco mais desse universo que é a 2TONS! Nesse texto, vamos falar um pouco sobre como a empresa se organiza e, por que não, as lições que podemos tirar disso.
Até esse ponto acredito que não seja uma novidade falar que há três setores dentro da 2TONS: o de Projetos, o de Marketing e o de Administrativo, esse último grande responsável por nossa organização. Afinal, como falar de um sem falar de outro? É o administrativo que organiza a empresa em todas as instâncias.
O primeiro passo para uma boa organização dentro da empresa é saber não apenas qual o seu papel e suas funções, mas o escopo de todas as áreas e o papel de cada um. É preciso que uma pessoa (ou um grupo) lide com a burocracia, que alguém específico lide com o financeiro, que alguém coordene as vendas e etc. Assim, sempre que você precisar de algo saberá a pessoa certa a quem recorrer, e sempre que surgir uma nova demanda não corre risco de ‘morrer na praia’, pois se encontrará dentro do escopo de algum membro.
Outro fator primordial para manter uma empresa funcionando bem é a comunicação. Sem comunicação em dia não há nada que funcione adequadamente, tarefas correm o risco de serem esquecidas; ou feitas por duas pessoas diferentes; ou feitas de forma imprópria; decisões podem entrar em embate e se contradizer, e no final do dia será dois passos para trás e um para frente. Para evitar isso, além de manter um clima propício a troca de ideia, é importante traçar um plano de comunicação interna e fazer questão que todos os membros saibam colocá-lo em prática.
Por aqui, nós usamos o WhatsApp para perguntas, lembretes e conversas mais casuais, e o e-mail fica para informes e avisar sobre prazos. Outros recursos bastante frequentes que nos ajudam nessa jornada: o nosso querido ‘Tomanal’, uma tabela em que colocamos quais são as nossas tarefas da semana e todos podem ver; um aplicativo de agenda sincronizada, que podemos ver os horários disponíveis do colega para saber quando podemos marcar aquela reunião; e claro, um gerenciador de processos, no caso, o Pipefy. Nesse ponto, a tecnologia é e sempre deve ser nossa aliada! Cada coisa tem seu lugar, e assim todos sabem onde encontrar o que precisam.
E claro, se estamos falando de comunicação interna, não podemos nos esquecer das reuniões! Toda semana na reunião geral temos contato direto com membros de outras áreas e sabemos o que está acontecendo em outros setores, tomamos decisões coletivas, debatemos pautas que afetarão a empresa toda, passamos as metas e métricas. Semanalmente, também temos reuniões específicas de cada área, em que o andamento dos processos internos é discutido, entenderemos o que precisa ser feito e como. Independentemente de que reunião seja, é necessário ter começo, meio e fim: precisamos saber de antemão o que será dito, abrir espaço para discussão e chegar a um encaminhamento ou decisão. No encaminhamento deve ser estabelecido quem fará tal tarefa e até quando, afinal, com responsável e prazo não tem escapatória!
Saber o que cada um faz, levar a comunicação a sério… é só isso que precisa para manter uma empresa organizada? Não só, a gente nem falou da organização per si. Se estivéssemos no presencial, todos os materiais e arquivos, burocráticos ou nem tanto, poderiam estar dentro de um armário ou gaveteiro. Se você abre uma gaveta e está uma completa bagunça, como você vai achar o que precisa? Da mesma forma, é necessário deixar o espaço virtual bastante organizado, com pastas e subpastas, de forma que possamos reunir todos os documentos necessários à cada setor de maneira precisa e intuitiva. Dessa maneira, arquivos muito procurados, como as metas da empresa, devem ficar em evidência, por exemplo.
Em suma, saber as funções de cada um na empresa; ter um plano de comunicação interna bem definido e saber ordenar os documentos no espaço virtual são os três pilares da organização. Eles não funcionam sozinhos, estão completamente interligados e necessitam da colaboração de todos os membros para que sigam funcionando. A tecnologia é nossa parceira, devemos usá-la sem medo e de maneira que todos se beneficiem. Com isso em mente, cumprimos nossas funções com prazer e tranquilidade, sabendo que podemos confiar uns nos outros.
E que lição podemos tirar da organização da 2TONS e levar para nossa esfera pessoal? Bem, vejamos…
1) Saiba quais são suas obrigações e exatamente o que precisa ser feito;
2) Responsabilize-se por suas tarefas e defina prazos para serem feitas;
3) Comunique-se com clareza sobre o que você está fazendo e o que você espera de seus colegas, pelo meio mais apropriado.
4) Mantenha sua mesa de trabalho (e área de trabalho, virtualmente falando) limpa e ordenada, organize seus documentos de forma que seja fácil e rápido encontrar o que você procura.
5) Use a tecnologia ao seu favor, hoje o que não faltam são aplicativos que te auxiliam nessa organização de afazeres, escolha seu favorito!
Espero que essas dicas possam te ajudar! Por hoje, é só. Muito obrigada pelo seu interesse, fique a vontade para comentar o que achou e entrar em contato conosco!
Paula Cruz, vice-presidente (2022)
